Согласование договоров

Корпоративная система управления договорами (КСУД) является частным и наиболее показательным решением в области автоматизации документооборота на предприятиях. По статистике, договорная деятельность занимает до 57% рабочего времени сотрудников в области работы с документами и организация ее эффективной работы дает максимальный эффект. КСУД позволяет автоматизировать все процессы, связанные с договорной деятельностью — как в части обеспечения структурированного хранения договоров, так и в части организации совместной работы по их согласованию и контролю за исполнением:

  • Формирование единой корпоративной базы типовых договоров
  • Автоматическая генерация проекта договора по шаблону
  • Автоматизация процесса согласования договора
  • Автоматизация процесса регистрации договора, включая потоковое сканирование
  • Структурированное хранение договоров и полнотекстовый поиск по базе
  • Контроллинг выполнения обязательств по договорам
  • Контроль за исполнительской дисциплиной в договорной деятельности
  • Анализ эффективности договорных процессов
На кого ориентировано решение

В первую очередь функциональными заказчиками КСУД являются:

  • Руководители предприятий
  • Руководители юридических подразделений
  • Службы документационного обеспечения

Непосредственными пользователями являются значительное количество сотрудников предприятия, т.к. к договорной компании и смежным процессам причастны как коммерческие (реализация), так и производственные подразделения (закупки). Помимо прямых ответственных исполнителей, в договорные процессы косвенно вовлечены и планово-экономические, и финансовые службы предприятий, руководители дивизионов в холдинговых структурах, участвующие в бюджетном процессе, службы экономической безопасности.

Основные выгоды и преимущества для бизнеса

Все преимущества внедрения системы КСУД для бизнеса основаны на организации единого систематизированного архива договоров и единого подхода к организации обращения документов в компании, связанных с договорной деятельностью. Даже первичная регламентация и автоматизация процесса согласования договоров с отказом от процедуры согласования договоров в бумажной форме, дает моментальный экономический эффект для руководителей и повышает уровень исполнительской дисциплины.

Современные технологии автоматизации документооборота позволяют связать в единый ландшафт не только всю цепочку участников жизненного цикла договора на этапах подготовки и согласования проекта договора, но и обеспечивают контроллинг выполнения обязательств по ним, как финансовый, так и ресурсный. В проектно-ориентированных организациях, как правило, вся производственная деятельность должна контироваться по договорам, проектным задачам и интегрироваться в платежный календарь финансовых служб. Для этого необходимо выстроить единое информационное пространство и связать договорные, проектные и финансовые процессы компании.

Отдельными преимуществами внедрения системы КСУД являются:

Для руководителей юридических подразделений, служб экономической безопасности и документационного обеспечения:

  • Единое структурированное хранилище договоров — все переведенные в электронную форму договоры, зарегистрированные в КСУД, размещаются в едином хранилище и доступны нескольким пользователям для совместной работы (в соответствии с их правами)
  • Совокупность механизма структурированного хранения документов, средств их индексирования и классификации позволяет быстро производить поиск договоров по базе
  • Для сотрудников, на регулярной основе согласующих договоры, используется эффективная процессная модель автоматизации цепочек согласования – маршрутизация, основанная на workflow-движке системы документооборота
  • Организация экономического и юридического контроля за договорным процессом

Для сотрудников экономических подразделений и финансовых служб:

  • Организация контроля финансовых обязательств в договорных процессах –движение денежных средств по договорам попадает в платежный календарь.
  • Ведется интегрированный учет затрат по проектам (изделиям) с привязкой к договорам в проектно-ориентированных организациях

Для сотрудников коммерческих и производственных подразделений:

  • Автоматическое формирование договоров по типовым шаблонам.
  • Автоматизация процедуры согласования – нет необходимости бегать по кабинетам и собирать подписи в лист согласования.
  • Контроль обязательств по заключенным договорам – реестр договоров по каждому ответственному исполнителю ведется системой КСУД.
Варианты внедрения систем

Построение системы КСУД производится, как правило, на базе платформы электронного документооборота, или, в отдельных случаях, на базе портальных решений или в рамках ERP-системы, эксплуатируемой на предприятии. Использование ведущих платформ электронного документооборота обладает не только функциональной полнотой, но и широкими возможностями по масштабированию и интеграции со смежными системами.

Системы управления договорами на базе последней версии платформы 1С:Документооборот доказывают свою высокую эффективность при автоматизации сложных процессов управления договорами, легко адаптируются к бизнес-процессам, особенностям договорной деятельности и подходят для автоматизации процессов управления договорами на предприятиях и в холдингах разных масштабов и видов деятельности.

Решение на базе 1С:Документооборот можно относительно просто интегрировать с ERP-системой или в корпоративный портал предприятия.

Подходы к внедрению

Внедрение системы КСУД может производится поэтапно – на начальном этапе автоматизируется цепочка согласования договоров и формируется архив договоров в электронной форме. Затем производится интеграция КСУД со смежными системами для выстраивания единого ландшафта управления договорной деятельностью с элементами контроллинга затрат по проектам, управления платежным календарем с привязкой к договорным обязательствам, внедряются механизмы контроля исполнительской дисциплины. Отличительной особенностью при внедрении КСУД является необходимость глубокой регламентации договорной деятельности с детальной проработкой маршрутов согласования, формированием реестра шаблонов, структурированием электронного архива договоров.

Среди необходимых задач в проекте:

  • Детальное обследование существующих процессов на предприятии
  • Существенная методологическая часть проекта, вынесенная в отдельный этап
  • Регламентирование договорной деятельности вместе с внедрением ПО, формирование и согласование маршрутов
  • Разработка шаблонов типовых договоров с возможностями автоматических подстановок
  • Плотная работа проектных команд заказчика и подрядчика в ходе опытной эксплуатации

Развитием системы КСУД может являться как охват в единой системе всех процессов документооборота компании (организационно-распорядительный, кадровый), так и полная интеграция в ИТ-ландшафт предприятия.